Desde 2019 a carteira de trabalho se tornou digital, com a proposta de facilitar o seu acesso por meio da internet, ultrapassando mais de trezentos milhões de acessos. Com isso, a carteira de trabalho digital facilitou não só a vida dos funcionários, que agora podem visualizar de forma muito mais prática suas experiências trabalhistas, mas também a rotina das empresas, que a partir disso conseguem administrar esse documento de forma otimizada sem precisar recolher o documento físico. É inegável que o documento digital precisou começar a fazer parte das rotinas das organizações. E mesmo sendo lançada já há bastante tempo, ela ainda gera algumas dúvidas em empresas e colaboradores. 

   A carteira de trabalho aparece no artigo 29, na Seção IV da CLT. Nessa parte são expostas todas as regulamentações e normas a respeito das anotações da CTPS. Veja na íntegra o que diz o artigo:

“Art 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.          

§ 2º – As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: 

a) na data-base; 

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; 

c) no caso de rescisão contratual; ou 

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

§ 3º – A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.                  

§ 4o É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.              

§ 5o O descumprimento do disposto no § 4o deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo.               

§ 6º  A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.       

§ 7º  Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.       

§ 8º  O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.”   

Por que a carteira de trabalho virou digital? – Lei da Liberdade Econômica

   O aplicativo da carteira de trabalho digital já existia desde 2017, porém, foi só com a sanção da Lei da Liberdade Econômica, em 2019, que ela passou a valer como uma alternativa à CTPS física. Essa lei foi criada com o objetivo de desburocratizar alguns processos e trazer mais liberdade para empreender no país, e com isso agilizar o acesso às informações trabalhistas. Por isso, após a lei da liberdade econômica, a CTPS digital passou a valer como substituta da carteira de trabalho física. 

Como funciona a CTPS digital?

   Além das regras previstas na Lei da Liberdade Econômica, a carteira digital também é disciplinada pela Portaria Nº 1.065 expedida pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. 

   A primeira das questões sobre o funcionamento da carteira online, é que de acordo com a portaria, toda pessoa inscrita no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), já possui uma carteira de trabalho digital, sendo apenas necessário sua habilitação. Isso quer dizer que, para acessá-la, o trabalhador deve fazer um passo a passo para habilitar o documento. E uma vez que ela for habilitada, o trabalhador pode acompanhar as informações contidas em sua carteira digital por meio do aplicativo para celular ou site do governo. 

   A carteira de trabalho digital para o empregador irá funcionar da mesma forma que para os funcionários, as empresas deverão fazer todas as admissões, demissões e anotações por meio da internet, o que facilita bastante esse processo. 

  Toda essa iniciativa de digitalização de documentos trabalhistas, possui relação com a criação do eSocial, um projeto do Governo Federal que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único lugar. O Esocial foi criado em 2014, e apesar de ter sido de uso opcional no começo, com o passar dos anos ele foi se tornando gradativamente obrigatório. As empresas que usam o eSocial não precisarão mais fazer anotações na carteira impressa, nem mesmo preencher a carteira de trabalho digital. Isso porque, as informações lançadas no sistema do eSocial migrarão automaticamente para a CTPS digital.

   O fato do aplicativo ser integrado com diversos órgãos do Governo Federal (CAGED, Pis e eSocial), diminui o risco de erros ou fraudes devido a concessões irregulares de benefícios trabalhistas, e ajuda a identificar com maior facilidade inconsistências e informações falsas.

   Muitas pessoas ainda possuem dúvidas sobre qual é o número e a série da carteira de trabalho digital. Afinal, essa foi uma das grandes mudanças, pois, antes da carteira digital ser lançada, a CTPS comum tinha um número de identificação com 8 dígitos, divididos entre número e série da carteira. Contudo, quando esse documento passou a ser digital, foram extintos o número e série da carteira e agora a identificação é feita pelo CPF do colaborador com 11 dígitos. 

   No momento em que o empregador lança a nova admissão no eSocial, esse feito já vale como uma “assinatura da carteira”, não sendo necessário assinar fisicamente o documento. E por meio do seu aplicativo, o trabalhador já consegue visualizar o seu novo contrato de trabalho. 

   A versão física do documento só deve ser apresentada no caso dos funcionários contratados por órgãos públicos ou organismos internacionais.

Para acessar a sua carteira digital, o primeiro passo é habilitá-la. Primeiro acesse a página de cadastramento no site do Ministério da Economia, e clique no botão azul “Quero me cadastrar”. Daí em diante basta seguir os passos indicados na tela até finalizar todo o processo.Após 48 horas do lançamento das informações do novo contrato no portal do eSocial, o funcionário já consegue visualizar os dados na sua Carteira de Trabalho Digital, o que é equivalente à assinatura da carteira.